Versio 1.0 
Päivitetty: 6.8.2028 

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten henkilötietoja käsitellään HSY:n Esitepalvelussa, kun käyttäjä tilaa painettuja esitteitä, oppaita, julisteita tai muita materiaaleja.  

1. Esitepalvelun ylläpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä 

Niini & Co Oy ylläpitää HSY:n Esitepalvelua HSY toimeksiannosta sekä huolehtii tilausten vastaanottamisesta, käsittelystä, valmistamisesta, pakkaamisesta ja toimittamisesta. 

Niini käsittelee Esitepalvelun henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää. 

Niini & Co Oy 
Y-tunnus: 0199332–3 
Osoite: Hankasuontie 6, 00390 Helsinki 
Esitepalvelun asiakaspalvelu: helpdesk@niini.fi 

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme? 

Esitepalvelussa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja: 

• tilaajan ja vastaanottajan nimi 

• sähköpostiosoite; 

• toimitusosoite, postinumero ja postitoimipaikka; 

• mahdollinen puhelinnumero, jos sitä tarvitaan toimitusta varten; 

• tilausnumero sekä tilattuja materiaaleja, kieliversioita, kappalemääriä ja tilausajankohtaa koskevat tiedot; 

• tilauksen käsittely-, valmistus-, pakkaus-, lähetys- ja toimitustiedot; 

• Postilta saatavat lähetyksen seuranta- ja toimitustiedot; 

• käyttäjän ja Esitepalvelun asiakaspalvelun välinen viestintä sekä käyttäjän yhteydenoton yhteydessä antamat tiedot; ja 

• palvelun käytön yhteydessä syntyvät tarpeelliset tekniset tiedot, kuten IP-osoite, aikaleimat, selain- ja laitetiedot sekä tietoturva- ja tapahtumalokit. 

Esitepalvelussa ei ole tarkoitus kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja. Käyttäjää pyydetään olemaan kirjoittamatta tilauksen lisätietoihin tai asiakaspalveluviesteihin tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja. 

3. Mistä henkilötiedot saadaan? 

Henkilötiedot saadaan käyttäjältä itseltään HSY:n Esitepalvelussa tehdyn tilauksen tai asiakaspalveluyhteydenoton yhteydessä. 

Tilauksen käsittelyä ja toimittamista koskevia tietoja syntyy lisäksi Niinin käsitellessä tilausta sekä Postin kuljettaessa ja toimittaessa lähetystä. 

Teknisiä tietoja syntyy automaattisesti Esitepalvelun käyttämisen yhteydessä. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: 

• käyttäjän sähköpostiosoitteen vahvistaminen; 

• tilauksen vastaanottaminen ja tilaajan tavoittaminen; 

• tilattujen materiaalien käsittely, valmistaminen ja pakkaaminen; 

• lähetyksen osoittaminen, kuljettaminen ja toimittaminen; 

• tilausvahvistusten ja muiden tilaukseen liittyvien viestien lähettäminen; 

• Esitepalvelun asiakaspalvelu; 

• puuttuvien, viivästyneiden, vahingoittuneiden tai virheellisten toimitusten selvittäminen; 

• tilausten enimmäismäärien ja palvelun käyttöehtojen noudattamisen valvonta; 

• väärinkäytösten, teknisten vikojen ja tietoturvapoikkeamien ehkäiseminen, havaitseminen ja selvittäminen; sekä 

• palvelun käytön tilastointi, raportointi ja kehittäminen ensisijaisesti anonyymien tai koontimuotoisten tietojen avulla. 

Esitepalvelun tilaustietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman erillistä lainmukaista perustetta. Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille. 

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittely perustuu: 

• käyttäjän tekemän materiaalitilauksen toteuttamiseen ja ennen tilausta käyttäjän pyynnöstä tehtäviin toimenpiteisiin (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta); 

• HSY:n henkilötietojen ja tietojärjestelmien turvallisuutta koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen siltä osin kuin tietoja käsitellään palvelun tietoturvan varmistamiseksi ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta); sekä 

• käyttäjän suostumukseen muiden kuin palvelun toiminnalle välttämättömien evästeiden ja vastaavien tekniikoiden osalta, jos tällaisia tekniikoita käytetään (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). 

6. Onko tietojen antaminen pakollista? 

Tilauksen käsittelyä ja toimittamista varten pyydettyjen tietojen antaminen on välttämätöntä. Jos käyttäjä ei anna nimeään, sähköpostiosoitettaan ja toimitusosoitettaan, painettujen materiaalien tilausta ei voida käsitellä tai toimittaa. 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset 

Niini käsittelee tilaustietoja, ylläpitää esitepalvelua ja tilausten valmistamista, pakkaamista ja toimittamista. 

Niini välittää toimitusyritykselle (Postille) lähetyksen toimittamiseksi tarvittavat tiedot, kuten vastaanottajan nimen, toimitusosoitteen ja mahdolliset muut toimituksessa tarvittavat yhteystiedot. Posti käsittelee sille luovutettuja tietoja kuljetuspalvelun toteuttamiseksi omien ehtojensa, tietosuojakäytäntöjensä ja sitä velvoittavan lainsäädännön mukaisesti. 

Henkilötietoja voivat käsitellä myös HSY ja Niinin käyttämät IT-, järjestelmä-, palvelin-, viestintä- ja tietoturvapalveluiden tuottajat siinä laajuudessa kuin Esitepalvelun toteuttaminen edellyttää. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan näiden palveluntuottajien kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille, jos lainsäädäntö tai viranomaisen lainmukainen pyyntö sitä edellyttää. 

8. Henkilötietojen siirtäminen EU tai ETA-alueen ulkopuolelle 

Lähtökohtaisesti Esitepalvelun henkilötietoja käsitellään EU tai Euroopan talousalueen sisällä. 

Jos henkilötietoja siirretään EU tai ETA-alueen ulkopuolelle, Niini huolehtii siitä, että siirrolle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja että siirrossa käytetään asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. 

9. Henkilötietojen säilyttäminen 

Tilaus- ja toimitustietoja säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta tilauksen toimittamisesta. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden pidempi säilyttäminen ole tarpeen toimitusongelman, reklamaation, oikeudellisen vaatimuksen tai lakisääteisen velvoitteen selvittämiseksi. 

Asiakaspalveluviestintää säilytetään enintään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta asian käsittelyn päättymisestä, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen asian selvittämiseksi tai oikeudellisen vaatimuksen vuoksi. 

Palvelun tietoturva- ja tapahtumalokeja säilytetään enintään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen tietoturvapoikkeaman, väärinkäytöksen tai teknisen ongelman selvittämiseksi. Anonymisoituja tilasto- ja raportointitietoja voidaan säilyttää pidempään, koska niistä ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä. 

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Esitepalvelussa ei tehdä käyttäjään kohdistuvia päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi käyttäjää koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia. 

Tilausmäärien automaattiset rajaukset perustuvat palvelussa kaikille käyttäjille samalla tavalla sovellettaviin tuote- ja käyttöehtoihin. 

11. Henkilötietojen suojaaminen 

Niini käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia keinoja henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, tuhoamiselta ja muulta luvattomalta käsittelyltä. 

Henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla Niinin ja niiden palveluntuottajien työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Käyttöoikeudet rajataan työtehtävien mukaisesti, ja henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä koskee salassapitovelvollisuus. 

 

14. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä eli henkilöllä, jonka henkilötietoja Esitepalvelussa käsitellään, on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai kun niiden käsittelylle ei ole muuta lainmukaista perustetta. saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä; 

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot; 

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista; 

• pyytää tietojen poistamista silloin, kun tietojen käsittelylle ei ole enää lainmukaista perustetta; 

• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista; 

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään; 

• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa silloin, kun oikeus tietojen siirtämiseen soveltuu; ja 

• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen. 

Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta. HSY voi pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. 

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. 

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/ 

16. Selosteen muuttaminen 

Niini voi päivittää tätä tietosuojaselostetta Esitepalvelun, henkilötietojen käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan Esitepalvelussa.